Hvis du noen gang har behandlet to forskjellige versjoner av en Microsoft Word filen du trengte å sammenligne, så vet du hvilken smerte det kan være å gjøre det manuelt. Jeg har fått dette til når en kollega jobbet med feil versjon av en fil og inkorporert endringer i en eldre som ikke lenger var relevant.
Heldigvis har Microsoft Word en funksjon som lar deg automatisk sammenligne to dokumenter, slik at du ikke trenger å gå gjennom og sjekke hvert ord eller avsnitt manuelt! Slik sammenligner du Word-dokumenter i macOS!
Først åpner du Word fra Dock eller applikasjonsmappen på Mac-en. En snarvei til Applications lever under Finder ’S Go-meny.
Når Word åpnes, er det bare å velge et tomt dokument fra Dokumentgalleriet ...
... eller åpne en av filene du vil sammenligne. Det spiller ingen rolle hvilket dokument du starter, men kommandoen vi trenger å bruke her blir nedtonet hvis Word ikke har en fil åpen.
Uansett, når Word er klar til å gå, velg Verktøy> Spor endringer> Sammenlign dokumenter fra menyene øverst.
I boksen som åpnes etterpå, vil du velge originaldokumentet for å sammenligne med det reviderte dokumentet. Hvis du klikker på rullegardinmenyen i den røde boksen min nedenfor, kan du velge fra nylige filer. Du kan også velge mappeikonet jeg har ropt ut med den røde pilen for å navigere gjennom filsystemet ditt for å finne det aktuelle dokumentet.
Når du gjør det, ser du den velkjente dialogboksen for å åpne / lagre, så bruk den til å finne den første versjonen av dokumentet og klikk på Åpne.
Gjør deretter det samme for den reviderte versjonen av filen på høyre side av vinduet.
Etiketten endres med seksjonen kan være hva du vil - forfatteren av endringene er vanligvis en god indikator å gå med. Og det er et par ting å vite om dette vinduet. Først vil ikonet med to piler la deg bytte plassering av dokumentene til sammenligning, hvis du ved et uhell valgte den reviderte versjonen som originaldokumentet. Og for det andre, ved å klikke på markeringsikonet vil du få en hel haug med nye alternativer for hva du kan sammenligne og hvordan.
Så hvis du ikke trenger å sammenligne topp- og bunntekster, store bokstaver eller hvite mellomrom, kan du for eksempel slå av avmerkingsboksene. Og som du kan se, oppretter Word som standard et nytt dokument for sammenligningen, så når du er klar til å sjekke det ut, klikker du OK i dette vinduet for å se det.
Denne funksjonen er ikke perfekt, og hvis du ikke er kjent med hvordan du leser spores endringer i Word-dokumenter , kan det hende du først ser på å se gjennom den nye filen. Men dette er så mye bedre enn å måtte lese begge dokumentene side om side for å finne redigeringene! Jeg har gjort noen korrekturlesinger tidligere, og det høres ut som mitt eget personlige mareritt. Sammen med å måtte holde en tale foran en mengde. Eller å måtte fly gjennom turbulens. Eller holde en tale mens du flyr gjennom turbulens.
Jeg skal stoppe der. Dette kan ta en stund.
