Hvis du trenger å lage en liste over noe,det erfristende å se Excel som standardregister: det er tross alt bare en liten liste med elementer for deg selv eller noen få nære kolleger.
Kanskje du trenger noe mer sofistikert, for eksempel formler for beregninger eller makroprogrammering for å automatisere datainnsamling og -behandling.
Dessverre er den enkle måten du kan begynne å jobbe i Excel eller et rivaliserende regnearkprogram også et av de største problemene. Det som begynner som et lite prosjekt i Excel, vokser til noe massivt, på hvilket tidspunkt du også kan møte hastighets- og stabilitetsproblemer eller til og med et utviklingsproblem du ikke kan løse.
Videre gir store datahåndteringsoppgaver ofte betydelige utfordringer, som organisering, implementering, klassifisering av filer, databasestyring, brukersamarbeid og mer. Alt som trengs for å bryte strukturen i en database, er å plassere data i feil område, skrive data inkonsekvent, eller til og med ha to personer som jobber på samme ark. Flere ting kan gå galt, forårsake forsinkelser og mulig datatap.
Denne artikkelen forklarer de vanligste problemene som dukker opp når du bruker Excel-regneark, hvordan du takler dem, og når det er bedre å ta steget og bytte til en database i stedet.
Utgave 1: Excel flerbrukerredigering
Når Excel-systemer vokser organisk, får du raskt problemer der en bruker åpner en arbeidsbok når som helst, og en andre person får beskjed om at den allerede er åpen. Den andre brukeren kan avbryte, vente eller se en skrivebeskyttet versjon. Excels løfte om å gi deg beskjed når den andre personen avslutter arbeidsboken, er et gamble, siden det ikke sjekker statusen så ofte, og det kan aldri opplyse deg. Selv om det gjør det, kan noen andre logge på og åpne filen før deg.
For å unngå solo brukereffekter, kan du bruke Excel Online (den nedklippte, nettbaserte versjonen av Excel) eller slå på Delte arbeidsbøker trekk. Her er en rask guide til hvordan du deler et regneark.
- Åpne ønsket regneark og klikk på Fil .
- Klikk deretter på Dele for å åpne et nytt vindu.
- Nå skriver du inn informasjonen til brukeren du vil dele regnearket med.
Du kan også dele dataene i flere arbeidsbøker slik at forskjellige mennesker jobber på forskjellige arbeidsbøker uten å tråkke på hverandres tær.
Utgave 2: Delte Excel-arbeidsbøker
Excel Online tillater som standard flere redaktører, men det mangler mye funksjonalitet. Tjenesten er ikke mye av en konkurrent for annet enn de enkleste oppgavene. Selv om funksjonen Delte arbeidsbøker ser ut som den skal gjøre jobben, er den full av begrensninger. Du kan ikke lage en tabell eller slette en blokk med celler hvis arbeidsboken er delt, for eksempel.
Når Excel-systemer vokser organisk, får du problemet at bare én bruker kan åpne en arbeidsbok om gangen.
Det er løsninger for noen online Excel-begrensninger. For andre handler det om å endre arbeidsbokens struktur i stedet for å bruke en arbeidsbok som allerede er satt opp - men dette scenariet kommer ofte i veien. Som et resultat er det umulig å bruke en delt arbeidsbok på samme måte som du kan bruke en vanlig arbeidsbok for enbruker.
Endringer i delte arbeidsbøker synkroniseres mellom brukere hver gang arbeidsboken blir lagret. Denne handlingen blir plassert på en tidsplan, og for eksempel tvinger en lagring hvert femte minutt. Imidlertid er kostnadene ved regelmessig lagring og sporing av hver brukeres endringer ganske store. Arbeidsbøker kan raskt balloner i størrelse og sette en belastning på nettverket ditt, noe som reduserer andre systemer.
hvordan du kobler andre wifi uten passord
Utgave 3: Excel-koblede arbeidsbøker
Å dele dataene dine over flere arbeidsbøker kan gi en løsning på problemet med flerbrukerredigering. Likevel vil de sannsynligvis trenge å ha koblinger mellom seg, slik at verdier som er angitt i en blir brukt i en annen. Koblinger mellom arbeidsbøker er også nyttige for å holde separate data i separate filer, i stedet for å ha individuelle ark i en arbeidsbok.
Irriterende er disse koblingene en annen kilde til frustrasjon og ustabilitet. De blir absolutte, inkludert hele banen til kildearbeidsboken, eller relativ, inkludert forskjellen mellom kilde og destinasjonsstier. Selv om dette høres fornuftig ut, bruker Excel banale regler for å bestemme når de skal bruke hver type kobling og endre dem.
Reglene styres av flere alternativer og av om arbeidsbøkene ble lagret før du setter inn lenker. Koblingene endres også når du lagrer arbeidsboken eller åpner og bruker Lagre som å lage et duplikat, i stedet for å kopiere filen ved hjelp av Filutforsker . Resultatet av all denne forvirringen og usikkerheten er at koblingene mellom arbeidsbøker brytes lett, og å gjenopprette fra ødelagte koblinger er en tidkrevende prosess. Ingen får tilgang til de berørte filene.
Koblede data oppdateres bare når filene åpnes med mindre du spesifikt klikker Data> Spørringer og tilkoblinger> Rediger lenker> Oppdater verdier. Her er en rask demonstrasjon.
- Åpne ønsket regneark og klikk Data .
- Nå, finn Spørringer og Tilkoblinger og klikk på Rediger lenker .
- Velg deretter Oppdater verdier .
Hvis koblingene dine ikke er mellom to arbeidsbøker, men dekker tre eller flere, må du åpne alle arbeidsbøkene i riktig rekkefølge for å sikre at oppdaterte dataprosesser i riktig rekkefølge, fra første til andre til den tredje. Hvis du endret en verdi i den første arbeidsboken og deretter åpnet den tredje, ville den ikke se noen endringer fordi den andre arbeidsboken ikke hadde oppdatert verdiene.
Denne datakjedingen er logisk, men det øker sannsynligheten for at informasjonen enten er feil, eller at du prøver å åpne en arbeidsbok som noen andre allerede redigerer.
Selvfølgelig kan du prøve å unngå koblede arbeidsbøker helt, men det er en sjanse for at du ender opp med å legge inn de samme dataene i mer enn en arbeidsbok, og med det følger faren for å skrive den litt annerledes hver gang.
Utgave 4: Validering av Excel-data
Feil kan krype inn i data i ethvert datasystem: folk skriver feil inn ord eller transponerer sifre i tall med ensformig regelmessighet. Hvis dataene dine ikke blir sjekket når de er lagt inn, vil du få problemer.
Som standard godtar Excel hva brukeren skriver. Det er mulig å sette opp validering på oppslagslister, men disse er vanskelige å vedlikeholde, hovedsakelig hvis det samme feltet blir brukt mer enn ett sted. Hvis brukere må oppgi dokument-ID-nummer eller kundehenvisningsnumre uten noen kontroller, er det enkelt å knytte feil poster uten å innse det. Dataintegriteten til systemet blir alvorlig kompromittert, og enhver analyse av dataene er mistenkelig.
Du kan allerede lide av effekten av datavalideringsproblemer uten å innse grunnårsaken. Vurder en situasjon der du har en liste over fakturaer i Excel. Brukeren skriver inn navnet på kunden litt annerledes på hver faktura. Som et resultat får du fakturaer til Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd og joness. Du kan være klar over at alle refererer til samme selskap, men Excel gjør det ikke. Enhver analyse av fakturadataene, for eksempel en pivottabell basert på kunder etter måned, gir flere resultater når det bare skal være ett.
Utgave 5: Excel Navigation
Store arbeidsbøker er utfordrende å navigere. Arkflikene over bunnen av vinduet er en forferdelig mekanisme for å finne frem når det er mange mengder av dem. Med flere synlige faner over skjermen blir det vanskelig å finne det du trenger. Her er en rask måte å navigere gjennom ark.
- Høyreklikk på pilene til venstre for arknavnene for å få frem Aktiver ark dialog.
Bare de første 20 arkene er oppført før du må bla gjennom listen. Det er ingen måte å sortere, gruppere eller søke etter arket du vil ha. Vinduet skal se ut som dette.
Utgave 6: Excel-sikkerhet
Du kan legge til sikkerhet i Excel-arbeidsbøker, men det er mange problemer. Beskyttelse er mye mer rettet mot å beskytte arbeidsbokens struktur i stedet for dataene. Du kan prøve å låse noen ark og celler for å hindre brukerne i å endre strukturen og formelen, men hvis de kan se dataene, kan de vanligvis endre noe eller alt av det (med mindre du gjør noen kreative makroprogrammeringer).
Utgave 7: Excel-hastighetsproblemer
Excel er ikke den raskeste applikasjonen, og programmeringsspråket, VBA, er tregt sammenlignet med mer profesjonelle programmeringsspråk som C #. Dette scenariet stammer fra den tiltenkte bruken og fleksible naturen til Excel. Det er tross alt en regnearkmotor. Ja, Excel VBA kan presses til tjeneste for å administrere lister med data, men det betyr ikke at det er det beste valget for den slags arbeid. Andre applikasjoner er bedre egnet til slike oppgaver - hovedsakelig fordi de blir eksplisitt designet for å utføre dem.
Hvis du støter på noen av problemene som er beskrevet i denne artikkelen, må du ikke ignorere dem. Det er et profesjonelt svar på lagring av strukturerte data, kjent som databasen. Det trenger ikke å være skummelt eller dyrt, og det skal tillate deg å tenke logisk på dataene dine, hvordan de kobles sammen og hvordan du samhandler med dem.
Merk : Hvis du går fra en regnearkløsning til en database, må du ikke duplisere regnearkdesignet slavisk. Benytt muligheten til å gjøre det bedre.
Det er generelle databaseapplikasjoner tilgjengelig, som du kan lage en skreddersydd løsning for. Alternativt kan det hende at en spesialisert databaseapplikasjon - en som allerede er designet for det formålet du trenger - er billigere, raskere å implementere og bedre passer.
hvordan endre bursdagen min på tiktok
For eksempel, hvis du har en liste over kunder og detaljene i alle dine interaksjoner med dem, regnes det som et CRM-system (customer relationship management). Til tross for det fancy navnet, er et CRM-system en spesialisert database. Tilsvarende er kontopakker som QuickBooks og Sage spesialiserte databaser. Hvis du ikke finner et forhåndsbygd program som passer dine spesielle behov, kan du bygge det selv eller få en laget for deg av IT-avdelingen eller konsulenten.
Den vanligste databasetypen er en relasjonsdatabase som lagrer dataene i tabeller og består av rader og kolonner. Hver rad inneholder dataene for et eget element. For eksempel beskriver hver kolonne et annet attributt for emnet, for eksempel kundens navn eller kredittgrense.
Du trenger bare å oppgi kundens data en gang for å opprette en post, og deretter kan du bruke dem på så mange fakturaer som du trenger.
Tabellene har forhold definert mellom seg, slik at for eksempel en faktura bærer kunde-ID. Denne prosessen betyr at du enkelt kan finne alle fakturaene for en bestemt kunde eller hente kundens telefonnummer fra en bestemt faktura. Du trenger bare å oppgi kundens data én gang for å opprette kundeoppføringen, og deretter kan du bruke den på så mange fakturaer som du trenger uten å måtte skrive den inn igjen. For å opprette en database må du definere disse tabellene og relasjonene og deretter definere skjermoppsettene du vil bruke til å liste opp og redigere dataene.
Det er dusinvis av databaseapplikasjoner der ute. Noen er enkle å bruke og gjør hele jobben, slik at du kan definere tabeller, dataregistreringsskjermbilder og rapporter. Andre er mer fullverdige på bestemte områder, men krever andre verktøy for å gjøre en komplett jobb.
For eksempel kan et program være pålitelig når man definerer tabellene og forholdene og har robuste analyse- og rapporteringsfunksjoner. Likevel mangler applikasjonen til slutt verktøy for å bestemme dataregistreringsskjermbilder. Microsoft SQL Server er det åpenbare eksemplet her. Som med andre store databasesystemer, tar SQL Server seg av backend-enden og forventer at du bruker et annet verktøy, for eksempel Visual Studio, for å utvikle front-end.
Hvilke databasealternativer er riktig for deg?
Databasealternativ 1: Microsoft Access
Access er en av bestefarene til stasjonære databaser. Det er enkelt å bruke, men likevel lett å misbruke. Du kan designe tabeller, skjermer og rapporter fra bunnen av eller starte fra en mal. Noen av malene er åpenbart amerikanske og lærer ikke alltid god praksis, men de kommer raskt i gang. Skjermbilder og programmeringsfunksjoner kan være ganske sofistikerte. Du kan distribuere det ferdige programmet ditt til andre brukere via intranettet (IKKE internett) i stedet for å stole på fildelinger.
Databasealternativ 2: Microsoft SharePoint
SharePoint er en database, så vel som en dokumentlagringsmekanisme. Du kan bruke den til å lage enkle lister og koble dem sammen. Formdesigneren er litt sofistikert, men tilpasning er fortsatt mulig. SharePoints evne til å hente en liste over data som er samlet i Excel og plassere den i en tilpasset liste, er nyttig. Programmet gjør den tilpassede listen tilgjengelig for alle i nettverket ditt og lar deg legge til sikkerhet for å begrense hvem som kan gjøre hva med disse dataene. Du kan be SharePoint om å varsle deg via e-post når noen legger til, redigerer eller sletter poster. Hvis du lagrer data om personer, kalenderelementer eller oppgaver, kan du synkronisere disse dataene med Outlook.
Databasealternativ 3: Zoho Creator
Zoho Office er et webapplikasjon som inneholder en database som bruker dra-og-slipp-funksjonalitet for å spre ut skjemaene på en enkel, intuitiv måte. Dra og slipp-prosessen blir også vant til å programmere interaksjoner og arbeidsflyter. Som en nettjeneste er dataene og applikasjonene dine tilgjengelige hvor som helst, med enkel sikkerhet for å holde dataene dine private. Zoho tar betalt per bruker per måned, men det begrenser antall poster du kan lagre for den etablerte prisen. Programmet koster ekstra når du lagrer mer data eller for andre funksjoner som e-postintegrasjon.
Som du kan se, tilbyr Excel mange funksjoner, men mangler i noen områder innen hver enkelt. Noen ganger gjør en annen applikasjon jobben bedre, spesielt hvis den er designet spesielt for oppgaven. Andre ganger fungerer Excel helt fint, for eksempel for mindre databaser, så lenge du vet hvordan du kan forhindre at problemer oppstår i utgangspunktet.
